งานบัญชีหมู่บ้านมักซับซ้อนเพราะข้อมูลกระจายอยู่หลายจุด ทั้ง Statement ธนาคาร สลิปโอนเงิน รายรับ รายจ่าย ใบเสร็จ และเอกสารบันทึกรายจ่าย หากตรวจด้วยมือทุกเดือน แอดมินต้องไล่ดูทีละรายการและมีโอกาสตกหล่นได้ง่าย
ระบบตรวจสอบบัญชีอัตโนมัติของ NITI AI ถูกออกแบบให้เริ่มจากขั้นตอนง่ายที่สุด คือ นำเข้า Statement ธนาคารรายเดือนเพียงครั้งเดียว จากนั้นระบบจะช่วยจัดกลุ่มรายการ ตรวจรับ-จ่าย และแสดงรายการที่ยังต้องตรวจสอบเพิ่มเติมให้ชัดเจน
Flow การทำงานแบบเข้าใจง่าย
นำเข้า Statement รายเดือน
Admin ดาวน์โหลด Template จากระบบ แล้วนำไฟล์ CSV รายการเดินบัญชีที่ได้จากธนาคารเข้าระบบในรอบเดือนนั้น
ระบบแยกเงินเข้าและเงินออก
รายการทั้งหมดจะถูกแยกเป็น IN และ OUT เพื่อเตรียมตรวจรับรายรับ ตรวจรายจ่าย และเชื่อมโยงกับข้อมูลในระบบ
ตรวจสอบก่อนปิดงวด
ระบบเปรียบเทียบยอดธนาคารกับข้อมูลรับชำระและรายจ่าย เพื่อค้นหารายการที่ยังไม่ถูกบันทึกหรือยังไม่ถูกจับคู่
จากเดิมที่ต้องไล่เช็ก Statement ทีละบรรทัด ระบบจะเปลี่ยนเป็นการนำเข้าไฟล์ครั้งเดียว แล้วให้ระบบช่วยบอกว่า รายการไหนจับคู่แล้ว รายการไหนยังไม่ทราบบ้าน รายการไหนยังไม่มีรายจ่าย และเดือนนี้พร้อมปิดงวดหรือยัง
กรณีเงินเข้า (IN): ค้นหาบ้าน จัดสรรยอด และออกใบเสร็จ
เมื่อพบรายการเงินเข้า ระบบจะช่วยวิเคราะห์ข้อมูลผู้โอน เช่น ชื่อใน Statement และประวัติการชำระเดิม เพื่อแนะนำบ้านที่น่าจะเกี่ยวข้อง หากพบรายการชำระที่ตรงกัน ระบบสามารถเชื่อมต่อไปยังหน้าจัดสรรยอดได้ทันที
- วิเคราะห์ชื่อผู้โอนจาก Statement
- เทียบกับประวัติการชำระที่ผ่านมา
- แนะนำบ้านที่น่าจะเกี่ยวข้อง
- แยกรายการที่ยังต้องตรวจสอบเพิ่มเติม
- เปิดหน้าจัดสรรยอดจากรายการเงินเข้าได้
- เชื่อมโยงกับสลิปหรือสร้างรายการชำระเมื่อจำเป็น
- จัดสรรยอดเข้ารายเดือน หนี้เดิม หรือรายการอื่น
- ออกใบเสร็จหลังตรวจสอบครบถ้วน
กรณีเงินออก (OUT): เชื่อมต่อรายจ่ายและเอกสารบันทึก
รายการเงินออกจากธนาคารสามารถนำไปเชื่อมกับระบบรายจ่ายของหมู่บ้านได้ ช่วยให้แอดมินเห็นว่าเงินที่ออกจากบัญชี มีเอกสารรายจ่ายรองรับแล้วหรือยัง หากยังไม่มี สามารถเปิดบันทึกรายจ่ายจากรายการนั้นได้ทันที
- ตรวจว่ารายการเงินออกมีบันทึกรายจ่ายแล้วหรือไม่
- จับคู่รายการจ่ายกับค่าใช้จ่ายที่มีอยู่
- ลดความเสี่ยงจากรายการจ่ายตกหล่น
- ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้น
- สร้างหรือเปิดเอกสารรายจ่ายจากรายการธนาคาร
- แนบหลักฐานหรือรายละเอียดค่าใช้จ่าย
- เชื่อมโยงรายการจ่ายกับ Statement
- ช่วยให้รายงานรายจ่ายสมบูรณ์ขึ้น
ตรวจสอบส่วนต่างก่อนปิดงวดบัญชี
หลังจากจับคู่รายการต่าง ๆ แล้ว ระบบจะช่วยเปรียบเทียบยอดจากธนาคารกับข้อมูลในระบบ เช่น ยอดรับชำระใน pay log และรายการรายจ่ายที่บันทึกไว้ เพื่อให้แอดมินเห็นทันทีว่ายังมีส่วนต่างหรือรายการตกหล่นตรงไหน
- ตรวจหารายการที่ยังไม่ถูกจับคู่
- ตรวจหารายการธนาคารที่ยังไม่มีข้อมูลในระบบ
- ตรวจสอบยอดรับและยอดจ่ายให้ตรงกับ Statement
- ช่วยลดเวลาการไล่เช็กด้วยมือ
- แสดงสถานะความพร้อมก่อนปิดงวด
- ช่วยให้ข้อมูลครบถ้วนก่อนออกรายงาน
- ลดความเสี่ยงจากการแก้ข้อมูลย้อนหลังโดยไม่รู้ตัว
- ตรวจสอบย้อนหลังได้เป็นระบบ
ประโยชน์ที่หมู่บ้านจะได้รับ
ลดเวลาตรวจ Statement รายเดือน จากการไล่เช็กทีละรายการ ให้เหลือการตรวจรายการที่ระบบแจ้งว่าต้องดูเพิ่ม
เชื่อมข้อมูลธนาคาร สลิป รายจ่าย และใบเสร็จเข้าด้วยกัน ลดการคีย์ซ้ำและลดรายการตกหล่น
ข้อมูลรับ-จ่ายสมบูรณ์ขึ้น ทำให้การสรุปรายเดือนและรายงานให้กรรมการตรวจสอบทำได้เร็วกว่าเดิม
เหมาะกับใคร
ฟีเจอร์นี้เหมาะกับหมู่บ้านที่มีรายการโอนเข้าออกทุกเดือนจำนวนมาก แอดมินต้องตรวจสลิปและรายจ่ายเป็นประจำ หรือกรรมการต้องการให้ข้อมูลบัญชีตรวจสอบได้ง่ายขึ้น โปร่งใสขึ้น และลดภาระงานซ้ำซ้อนของผู้ดูแลระบบ
สรุป
ระบบตรวจสอบบัญชีอัตโนมัติของ NITI AI ช่วยเปลี่ยนงานบัญชีรายเดือนจากการตรวจ Statement ด้วยมือ ให้เป็นการนำเข้าข้อมูลครั้งเดียว แล้วให้ระบบช่วยแยก ตรวจ จับคู่ และแจ้งรายการที่ต้องตรวจสอบเพิ่มเติม
สิ่งที่ได้ไม่ใช่แค่ความเร็ว แต่คือความถูกต้อง ความโปร่งใส และความมั่นใจในการปิดงวดบัญชีของหมู่บ้าน โดยไม่เพิ่มภาระงานให้ทีมแอดมินและกรรมการ